Quy chế hoạt động BQT - The Pegasus Plaza - Khu căn hộ cao cấp Biên Hòa

BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ

THE PEGASUS PLAZA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP. Biên Hòa, ngày 20 tháng 04 năm 2023

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ THU CHI TÀI CHÍNH CỦA BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ THE PEGASUS PLAZA

Căn cứ luật nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25/11/2014;

Căn cứ nghị định 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật nhà ở;
Căn cứ thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây Dựng ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư;
Căn cứ thông báo số 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019 của Bộ xây dựng về sửa đổi bổ sung một số điều của các Thông tư có liên quan đến quản lý sử dụng nhà chung cư;
Căn cứ quyết định số 65/2016/QĐ-UBND ngày 09/11/2016 của UBND Tỉnh Đồng Nai, Quyết định ban hành quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;
Căn cứ các Quy định của pháp luật liên quan;
Hội nghị nhà chung cư The Pegasus Plaza nhất chí thông Quy chế hoạt động và quy định về thu chi tài chính của Ban Quản Trị nhà chung cư The Pegasus Plaza như sau:

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

ĐIỀU 1: PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH

Quy chế này quy định về việc hoạt động, thu, chi tài chính của Ban Quản Trị nhà chung cư The Pegasus Plaza ( Sau đây gọi là “Nhà chung cư”)

ĐIỀU 2: ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Quy chế này áp dụng đối với các chủ sở hữu, người sử dụng, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành và thành viên Ban Quản Trị nhà chung cư The Pegasus Plaza.

ĐIỀU 3: TÊN GỌI, PHÁP LÝ, CƠ CẤU, TỔ CHỨC

Tên gọi của Ban Quản trị: Ban Quản Trị nhà chung cư The Pegasus Plaza.
Ban Quản Trị nhà chung cư The Pegasus Plaza ( sau đây gọi tắt là ” Ban Quản Trị” hoặc “BQT“) do Hội nghị nhà chung cư The Pegasus Plaza bầu ra và được UBND TP Biên Hòa quyết định công nhận, là một tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu, được tổ chức hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần; là đại diện cho các Chủ sở hữu, người sử dụng (gọi chung là” Cư dân”) để thực hiện các quyền, trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo pháp luật, quy chế và nội quy nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cư dân.
Ban Quản Trị có ít nhất 03 đến 05 thành viên, thành phần gồm có 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó Ban và và các thành viên khác do hội nghị nhà chung cư quyết định.. Trong đó 01 thành viên do chủ đầu tư cử tham gia ( trường hợp sau khi đã bàn giao hồ sơ pháp lý và kinh phí bảo trì cho Ban Quản Trị xong, ở nhiệm kỳ tiếp theo của chủ đầu tư không cử người tham gia vào Ban Quản Trị nữa).
Nhiệm kỳ của Ban Quản Trị là 03 năm kể từ ngày UBND TP Biên Hòa ban hành quyết định công nhận.

ĐIỀU 4: MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ

Quy chế này ban hành nhằm mục đích đảm bảo hoạt động hiệu quả, minh bạch của Ban Quản Trị và nâng cao ý thức của cư dân trong việc duy trì, giữ gìn và phát triển nhà chung cư The Pegasus Plaza theo hướng văn minh và bền vững.

ĐIỀU 5: NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG BAN QUẢN TRỊ

Ban Quản Trị có tư cách pháp nhân, có con dấu và hoạt động tương tự như mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần. Việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban Quản Trị được thực hiện theo quy định của Luật Doanh Nghiệp.
Số lần và thời gian họp Ban Quản Trị: Tối thiểu 01 lần/ tháng. Trường hợp đột xuất có thể được triệu tập theo yêu cầu của Trưởng ban hoặc trên 50% số thành viên đề nghị và phải thông báo trước 01 ( một) ngày cho các thành viên còn lại. Trong trường hợp không thể triệu tập được cuộc họp, BQT có thể lấy ý kiến của các thành viên bằng văn bản, nghị quyết được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/3 số thành viên đồng ý thông qua bằng văn bản.
Các quyết dịnh của Ban Quản Trị được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu theo quy chế hoạt động của Ban Quản Trị; được lập thành biên bản có chữ ký của thư ký cuộc họp, các thành viên Ban Quản Trị dự họp và có đóng dấu của Ban Quản Trị;
Ban Quản Trị hoạt động theo nguyên tắc tập thể, các cuộc họp của Ban Quản Trị chỉ được tiến hành khi có trên 50% số thành viên tham dự.
Ban Quản Trị phải lập hồ sơ ghi Nghị quyết, biên bản họp. Biên bản họp Ban Quản Trị phải ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, có mặt, vắng mặt; Nội dung họp, báo cáo, thảo thuận, kết quả biểu quyết, danh sách biểu quyết. Tóm tắt được các ý kiến phát biểu, quyết nghị. Biên bản được thông qua tại cuộc họp. Các thành viên tham gia cuộc họp phải ký và chịu trách nhiệm tính chính xác và trung thực của Biên bản họp Ban Quản Trị;
Chế độ làm việc của Ban Quản Trị: Theo chế độ bán chuyên trách

ĐIỀU 6: TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA BAN QUẢN TRỊ

Ban Quản Trị được thực hiện các quyền và trách nhiệm quy định tại Khoản 1 Điều 104 của luật nhà ở 2014 cùng các quyền và trách nhiệm như sau:

Nhận bàn giao hồ sơ nhà chung cư từ chủ đầu tư và thực hiện việc lưu trữ, quản lý hồ sơ nhà chung cư. Cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao cho đơn vị quản lý vận hành.
Chủ trì Hội nghị nhà chung cư (HNNCC) lần thứ hải trở đi, báo cáo HNNCC kết quả công tác quản lý sử dụng nhà chung cư trong thời gian giữa hai kỳ hội nghị;
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của những chủ sở hữu, sử dụng Nhà chung cư trong việc sử dụng Nhà chung cư, kiểm tra đôn đốc chủ sở hữu, người sử dụng Nhà chung cư các quy định của pháp luật về quản lý sử dụng nhà chung cư; thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này; tạo điều kiện để đơn vị quản lý vận hành Nhà chung cư hoàn thành tốt nhiệm vụ theo nội dung hợp đồng đã ký kết;
Thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của người sử dụng liên quan đến việc quản lý sử dụng để phản ánh với đơn vị quản lý vận hành, các cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét giải quyết; không được kích động gây mất trật tự, an ninh tại khu vực nhà chung cư;
Kiểm tra các báo cáo thu, chi tài chính về quản lý vận hành do đơn vị quản lý vận hành thực hiện theo hợp đồng đã ký kết và báo cáo quỹ quản lý vận hành của Ban Quản Trị với HNNCC;
Quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Nhà chung cư theo quy định của luật nhà ở và quyết định của HNNCC, báo cáo HNNCC về việc thu, chi theo quy định của luật và ở và quyết định HNNCC; báo cáo HNNCC về việc thu, chi khoản kinh phí này.
Lập dự trù kinh phí hoạt động của Ban Quản Trị hàng năm và báo cáo thu chi Quỹ dự phòng của Nhà chung tại HNNCC (nếu có);
Ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư và hợp đồng bảo trì với doanh nghiệp có tư cách pháp nhân phù hợp với công việc bảo trì ( lựa chọn doanh nghiệp Quản lý vận hành phải được thông qua HNNCC, Doanh nghiệp Bảo trì do Ban quản trị lựa chọn); theo dõi, giám sát việc quản lý vận hành và bảo trì Nhà chung cư theo nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại HNNCC; nghiệm thu, thanh toán và thanh lý hợp đồng với đơn vị vận hành, bảo trì Nhà chung cư;
Đề nghị cơ quan có thẩm quyền tổ chức họp HNNCC, công nhận Ban Quản Trị theo quy định của Quy chế này tổ chức họp HNNCC để quyết định thay thế đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp đơn vị đang quản lý vận hành không còn đủ điều kiện để quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này;
Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư, không bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của pháp luật;
Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong Nhà chung cư được giao quản lý;
Định kỳ 6 tháng một lần, Ban quản trị lấy ý kiến của chủ sở hữu Nhà chung cư để đánh giá chất lượng dịch vụ quản lý vận hành của doanh nghiệp quản lý vận hành Nhà chung cư;
Được hưởng thu lao phụ cấp trách nhiệm và các chi phí hợp lý khác phục vụ cho hoạt động của Ban Quản Trị
Không được tự bão miễn hoặc bổ sung thành viên khác trong Ban Quản Trị;
Bàn giao lại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ đang quản lý cho Ban Quản Trị mới sau khi được công nhận. Trong trường hợp đã tổ chức HNNCC, UBND TP Biên Hòa chưa ra quyết định công nhận Ban quản trị mới thì Ban quản trị cũ có trách nhiệm tiếp tục điều hành cho đến khi có quyết định của UBND Thành Phố Biên Hòa.
Thành viên Ban quản trị nếu có hành vi vi phạm Quy chế này và/ hoặc quy định của pháp luật có liên quan thì tùy theo mức độ vi phạm mà xử lý theo quy định của Quy chế này, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện các quyền, trách nhiệm khác theo quy định pháp luật;
Ban hành nội quy quản lý sử dụng nhà Chung cư, các quy chế, quy định khác… nhằm đảm bảo an toàn, an ninh và xây dựng cộng đồng dân cư văn minh, thân thiện và có quy tắc trong Nhà chung cư;
Tổ chức công tác đánh giá chất lượng dịch vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ theo hình thức ” Phiếu đánh giá chất lượng dịch vụ ‘ và theo tiêu chí được BQT thông qua;
Thực hiện các quyền trách nhiệm khác quy định trong quy chế hoạt động, quy định thu, chi tài chính tại Quy chế này.

ĐIỀU 7: QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CHUNG CỦA CÁC THÀNH VIÊN BAN QUẢN TRỊ.

Các thành viên Ban Quản Trị hoạt động theo sự phân công của Trưởng Ban Ban Quản Trị, có nghĩa vụ và quyền hạn chung sau đây:

Thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm hoàn toàn tất cả các vấn đề liên quan đến công việc của mình theo bảng phân công của Trưởng Ban Quản Trị, nếu không thể thực hiện được công việc theo phân công thì phải thông báo cho Trưởng Ban Quản Trị biết trong vòng 36 giờ kể từ khi được phân công và Trưởng Ban Quản Trị sẽ phân công thành viên khác hoặc bổ sung thêm thành viên tham gia hỗ trợ.
Tham gia đánh giá đề xuất, lập biên bản sự việc khi Ban Quản Lý đề xuất triển khai công việc liên quan đến đến nhiệm vụ được phân công.
Chấp hành mọi nghị quyết chung của Ban quản trị và chịu trách nhiệm cá nhân khi không tuân thủ quyết định chung của Ban Quản Trị và / hoặc khi ra quyết định can thiệp vào các hoạt động vượt quá quyền hạn của bản thân và quyền hạn của Ban Quản Trị;
Tham gia đầy đủ các buổi họp của Ban Quản Trị và trả lời các ý kiến, kiến nghị, đề xuất của Ban Quản Trị theo đúng thời gian quy định;
Quyền tham gia, thảo luận và biểu quyết tại các phiên họp của Ban quản trị;
Theo dõi, đánh giá hoạt động của Nhà chung cư The Pegasus Plaza để góp ý kiến xây dựng;
Phải có tinh thần trách nhiệm khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình trong Ban quản trị cũng như các nhiệm vụ được Trưởng ban ủy quyền, và/hoặc các nhiệm vụ theo nghị quyết của Ban quản trị;
Thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu của Ban quản trị và HNNCC và đảm bảo tính trung thực của báo cáo;
Có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản liên quan đến vấn đề cá nhân phụ trách hoặc thực hiện công việc do Ban Quản Trị giao nhiệm vụ
Được hưởng thù lao theo quy định của Quy chế này do HNNCC phê duyệt ngân sách;
Có quyền được bảo lưu ý kiến khi có những ý kiến khác với quyết định của Ban Quản Trị, của Trưởng Ban. Trong trường hợp này, thành viên Ban Quản Trị vẫn tuân thủ nghị quyết chung của Ban Quản Trị nhưng có quyền trình bày ý kiến của mình bằng văn bản lên phiên họp Ban quản trị gần nhất để Ban quản trị xem xét;
Thực hiện bàn giao nghiêm túc, đầy đủ khi hết nhiệm kỳ hoạt động tại Ban quản trị

ĐIỀU 8: QUYỀN HẠN TRÁCH NHIỆM Ở CÁC VỊ TRÍ CỤ THỂ TRONG BAN QUẢN TRỊ

Trưởng Ban Quản Trị

Giữ vai trò chủ chốt trong việc giám sát đôn đốc các thành viên Ban Quản Trị thực hiện các quyết định, nghị quyết của Ban Quản Trị;
Chỉ đạo các thành viên Ban Quản Trị thực hiện giám sát hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật, tuân thủ đúng các chức năng nhiệm vụ của Ban Quản Trị được quy định tại quy chế này;
Nhân danh Ban Quản Trị tiếp xúc với các cơ quan nhà nước, cơ quan thông tin đại chúng, các tổ chức kinh tế – xã hội và các tổ chức kinh tế để thảo luận, trình bày và phát biểu để bảo vệ quyền lợi của cư dân;
Chỉ đạo việc chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ các cuộc họp, triệu tập và chủ tọa cuộc họp Ban Quản Trị;
Lập chương trình và kế hoạch hoạt động hàng năm của Ban Quản Trị;
Thay mặt Ban Quản Trị ký các quyết định, hợp đồng dịch vụ và các văn bản thẩm quyền của Ban Quản Trị để thực hiện trong nội bộ nhà Chung Cư The Pegasus Plaza hoặc gửi các cơ quan hữu quan;
Là người phát ngôn chính thức của Ban Quản Trị về các nội dung hoạt động của Ban Quản Trị và có quyền chỉ định các thành viên Ban Quản Trị trả lời các ý kiến của cư dân thuộc lĩnh vực cá nhân phụ trách.
Trong trường hợp Trưởng Ban vắng mặt, Trưởng Ban sẽ ủy quyền cho Phó Ban Quản Trị đại diện cư dân, Trường hợp Phó Ban Quản Trị đại diện cư dân vắng mặt hoặc không thể nhận ủy quyền thì Trưởng Ban sẽ ủy quyền cho đại diện cho một thành viên khác thực hiện nhiệm vụ của Trưởng Ban ( gọi là ” Người được Trưởng Ban Quản Trị Ủy Quyền”). Trường hợp Trưởng Ban không thể thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình mà không cử được người ủy quyền, các thành viên còn lại của Ban quản trị sẽ biểu quyết để chọn một trong số các Thành viên tạm thời thực hiện các công việc của Trưởng Ban.
Phó Ban Quản Trị và thành viên Ban Quản Trị

Thực hiện các công việc theo sự phân công của Trưởng Ban Quản Trị, được quy định cụ thể trong Bản phân công nhiệm vụ của Ban Quản Trị nhà chung cư The Pegasus Plaza. Thực hiện các nhiệm vụ khác và chịu trách nhiệm theo quy định tại Bản Nội quy này và quy định của pháp luật liên quan.

ĐIỀU 9: BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN QUẢN TRỊ

Trưởng Ban là người ra thông báo về các cuộc họp hoặc chỉ định người ra thông báo. Thông báo họp Ban Quản Trị cần ghi rõ thời gian, địa điểm và mục đích cuộc họp;
Tất cả các quyết định của Ban Quản trị phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu tại các cuộc họp.
Các đề xuất sau đây chỉ được thông qua khi có tối thiểu 50% tổng số thành viên của Ban Quản Trị nhà chung cư tán thành:

Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành;
Quyết định lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì;
Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
Các đề xuất, yêu cầu của Ban Quản Trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;
Các trường hợp khác do hội nghị nhà chung cư quyết định.”
Trường hợp Ban Quản Trị quyết định bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư thì phải được 75% thành viên Ban Quản Trị nhà chung cư đồng ý.
Trong bất kỳ cuộc họp nào, kết quả biểu quyết hoặc bỏ phiếu có đủ số thành viên Ban quản trị cần thiết đồng thuận theo đúng quy định thì kết quả biểu quyết đối với bất kỳ vấn đề gì sẽ trở thành nghị quyết chính thức của Ban Quản Trị, được ghi rõ trong biên bản cuộc họp và được Thư ký Ban Quản Trị lưu trữ
Các thành viên ( Kể cả Trưởng và các Phó Ban) của Ban Quản Trị có thể ủy quyền cho thành viên khác trong Ban quản trị tham gia cuộc họp và biểu quyết các vấn đề được ủy quyền. Số lần ủy quyền không quá 3 cuộc họp liên tiếp. Hình thức ủy quyền có thể bằng văn bản có chữ ký hoặc ủy quyển qua email, zalo gửi cho tất cả các Thành viên trước khi cuộc họp được bắt đầu. Nội dung ủy quyền phải nêu rõ người ủy quyền, người được ủy quyền, thời hạn được ủy quyền và nội dung công việc ủy quyền;
Ngoài ra Ban Quản Trị có thể thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản hoặc qua Email (thư điện tử), Zalo. Trường hợp này, Ban Quản Trị không nhất thiết triệu tập cuộc họp, tuy nhiên Nghị Quyết, Quyết Định được coi là hợp lệ khi đáp ứng đủ số thành viên Ban Quản Trị đồng thuận ý kiến theo quy định văn bản này và ký vào văn bản hoặc khẳng định chấp nhận bằng Email; hoặc bằng Zalo Trường hợp các thành viên không trả lời email, zalo trong 72 giờ ( 3 ngày) kể từ thời điểm email, zalo được gửi đi thì được coi là Thành viên đó chấp thuận với nội dung được lấy ý kiến. Việc thông qua nghị quyết bằng Email, Zalo chỉ thực hiện khi việc triệu tập cuộc họp không đủ tỷ lệ thành viên tham dự hoặc trong các trường hợp khẩn cấp không kịp tổ chức cuộc họp.

ĐIỀU 10: BIÊN BẢN HỌP BAN QUẢN TRỊ

Biên bản họp Ban Quản Trị phải có các nội dung chính sau:

Thời gian và địa điểm tổ chức phiên họp;
Họ, tên thành viên tham dự phiên họp;
Chương trình nghị sự;
Các vấn đề báo cáo, thảo luận và biểu quyết, kết quả biểu quyết;
Tóm tắt các ý kiến, các vấn đề được phê chuẩn tại phiên họp;
Chữ ký , họ tên của các thành viên tham dự.
Biên bản họp phải được đọc lại trước tất cả các Thành viên tham dự phiên họp và được tất cả các Thành viên này tham gia ký. Tất cả các thành viên tham gia họp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của biên bản họp Ban Quản Trị. Biên bản được gửi cho tất cả các thành viên sau khi có đủ các chữ ký.

ĐIỀU 11: THÙ LAO BAN QUẢN TRỊ

Mức thù lao: 15.000.000 VNĐ / tháng, có hiệu lực khi thông qua HNNCC.

Thù lao của Ban Quản Trị do cư dân đóng vào Quỹ vận hành hoặc từ nguồn quỹ dự phòng để chi trả cho Ban Quản Trị và được Trưởng Ban Quản Trị phân bổ cho Ban Quản Trị.

ĐIỀU 12: MIỄN NHIỆM, BÃI NHIỆM, BỔ SUNG THÊM THÀNH VIÊN BAN QUẢN TRỊ HOẶC BÃI NHIỆM BAN QUẢN TRỊ.

Việc miễn nhiệm thành viên Ban Quản Trị Tòa nhà chung cư The Pegasus Plaza sẽ được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây.

Thành viên Ban Quản Trị thôi tham gia hoặc bị miễn nhiệm;
Thành viên không còn là chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ sở hữu căn hộ thôi ủy quyền đại diện trong Tòa nhà chung cư The Pegasus Plaza;
Thành viên không còn năng lực hành vi theo quy định của pháp luật.
Việc bãi nhiệm Ban Quản Trị, Thành viên Ban Quản Trị được thực hiện khi có đề nghị của Ban Quản Trị hoặc đề nghị của trên 50% đại diện Chủ sở hữu căn hộ/ người sử dụng hợp pháp các căn hộ trong trường hợp sau đây:
1. Ban Quản Trị cố tình không thực hiện báo cáo kết quản hoạt động cho HNNCC theo quy định của quy chế này;
2. Ban Quản Trị không hoạt động sau khi được thành lập mà không đưa ra lý do, hoặc lý do không hợp lý;
3. Thành viên Ban Quản Trị không tham gia các hoạt động của Ban Quản Trị trong 3 tháng liên tiếp hoặc không tham dự tối thiếu 30% tổng số các cuộc họp của Ban Quản Trị trong 12 tháng.
4. Việc bầu lại thành viên Ban Quản Trị được thực hiện như sau:
5. Trường hợp bầu thay thế Ban Quản Trị hoặc bầu thay thế Trưởng Ban, Phó Ban quản trị thì pải tổ chức HNNCC bất thường để quyết định; trừ trường hợp Trưởng Ban hay Phó Ban đại diện của Chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử đại diện khác thay thế mà không phải tổ chức HNNCC bất thường.
6. Trường hợp bầu thành viên Ban Quản Trị không thuộc đối tượng quy định tại điểm a khoản này thì Ban Quản Trị đề xuất người thay thế và lấy ý kiến của các đại diện chủ sở hữu căn hộ, đại diện tầng nếu được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao và đồng ý bằng văn bản zalo, email hoặc biểu quyết online thì người được đề xuất được công nhận là thành viên Ban Quản Trị; trường hợp không đạt tỷ lệ trên thì phải tổ chức HNNCC bất thường của tòa nhà chung cư để bầu người thay thế.

ĐIỀU 13: QUY ĐỊNH CHUNG VỀ QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM

Trưởng Ban là người chịu trách nhiệm toàn diện về các hoạt động thu chi tài chính Ban Quản Trị; là người quản lý con dấu của Ban Quản Trị, Trưởng Ban là người đứng tên đồng chủ tài khoản với 01 thành viên Ban Quản Trị phụ trách kế toán.
Kế toán Ban Quản Trị là người chịu trách nhiệm toàn diện về kiểm tra, lưu trữ chứng từ trước và sau khi trình Trưởng Ban Quản Trị ký.
Trưởng Ban Quản Trị và Tất cả các thành viên Ban Quản Trị có trách nhiệm phải thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về tài chính có liên quan.

ĐIỀU 14: QUY ĐỊNH VỀ THU CHI VÀ HẠCH TOÁN

Các khoản thu

Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, được hình thành từ nguồn thu sau:

– Khoản tiền thu kinh phí bảo trì tương ứng với 2% tiền bán căn hộ, nhận bàn giao từ chủ đầu tư

– Khoản đóng góp do huy động của Chủ sở hữu/ Người sử dụng nhà chung cư tương ứng với phần diện tích của khu vực sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ trong trường hợp kinh phí bảo trì nêu trên không đủ.

– Khoản đóng góp của Chủ sở hữu / Người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp phần sở hữu chung của Tòa nhà chung cư bắt buộc phải bảo trì, sửa chữa do lỗi của Chủ sở hữu / Người sử dụng nhà chung cư gây ra.

– Tiền lãi phát sinh thu được từ việc gửi tiền quỹ bảo trì tại ngân hàng.

Quý dự phòng hoạt động của nhà chung cư:

– Nguồn thu từ việc khai thác các dịch vụ cho thuê, quảng cáo thuộc diện tích sở hữu chung của Tòa nhà ( nếu có);

– Các khoản nhận tài trợ ( nếu có)

Các khoản chi
Chi phí Bảo Trì (chi phí sửa chữa, thiết bị, bảo trì phần sở hữu chung…) nguồn chi từ kinh phí bảo trì.
Chi phí Vận hành tòa nhà nguồn chi từ Quỹ vận hành hoặc chi những vấn đề khác theo đúng quy định của pháp luật.
Chi phí hoạt động của Ban Quản trị ( nguồn chi từ quỹ dự phòng hoặc do cư dân đóng góp)
Các khoản chi khác theo thỏa thuận của Hội nghị nhà chung cư.
Các chi phí phải đúng nội dung, mục đích, nguồn quỹ theo quy định của pháp luật.
Nguyên tắc quản lý, sử dụng tài chính

Việc quản lý, sử dụng tài chính thuộc quyền sở hữu chung của các chủ sở hữu nhà chung cư phải công khai, minh bạch. Ban Quản Trị xác nhận rằng tất cả các tài khoản không thuộc sở hữu của bất kỳ thành viên Ban Quản Trị trong mọi trường hợp

Ban Quản Trị phải bố trí thành viên phụ trách kế toán, thủ quỹ hoặc thuê dịch vụ kế toán; phải tổ chức mở sổ sách kế toán và hạch toán đầy đủ, kịp thời tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của Ban Quản Trị và lưu trữ hồ sơ theo đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ và quản lý tài chính;

Ban Quản Trị phải lập kế hoạch bảo trì hàng năm trình Hội nghị nhà chung cư thông qua trước khi thực hiện.

Tương tự kế hoạch bảo trì, Ban Quản Trị phải lập dự trù kinh phí hoạt động của Ban Quản Trị hàng năm trình hội nghị nhà chung cư thông qua trước khi thực hiện.

Tất cả các khoản thu chi của Ban Quản Trị phải được ghi chép và lập chứng từ, lưu trữ đầy đủ theo đúng quy định của chế độ kế toán. Chứng từ phải được ký duyệt đầy đủ các chữ ký theo quy định. Trường Ban Quản Trị là người ký duyệt chứng từ.

Ban Quản Trị chỉ được phép thu các khoản phí, dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật và theo đúng các nghị quyết, quyết định của HNNCC phù hợp với pháp luật hiện hành.

ĐIỀU 15: QUY ĐỊNH VỀ VIỆC QUẢN LÝ TIỀN

Hạn mức chi tiền mặt đúng theo định của pháp luật về chi tiền mặt.
Tất cả các khoản tiền Ban Quản Trị được phép quản lý phải được gửi vào tài khoản của Ban Quản Trị mở tại ngân hàng ( Trừ khoản tồn quỹ tiền mặt theo quy định);
Ban Quản Trị không dược phép sử dụng bất cứ khoản tiền nào do Ban Quản Trị quản lý theo quy định để đầu tư, cho vay hay bất cứ mục đích nào khác không liên quan đến việc quản lý, quản trị tòa nhà;
Tài khoản ngân hàng do Ban Quản Trị quản lý phải được thực hiện đăng ký đồng chủ tài khoản và được quy định như sau: Đối với tài khoản quản lý Quỹ bảo trì và tài khoản phục vụ cho hoạt động của Ban Quản Trị: Trưởng Ban và 01 thành viên BQT phụ trách kế toán đứng tên đồng chủ tài khoản.
Các khoản chi tạm ứng phải có đầy đủ hồ sơ và thời hạn hoàn ứng cụ thể.
Các khoản chi phải có đầy đủ chứng từ khóa đơn theo quy định của chế độ kế toán.
Ban Quản Trị có trách nhiệm công khai và báo cáo lại HNNCC hàng năm các khoản thu chi đối với khoản tiền thuộc quỹ bảo trì phần sở hữu chung và chi phí hoạt động của Ban Quản Trị.

ĐIỀU 16: CHI PHÍ MUA SẮM TRANG BỊ, SỬA CHỮA, THAY THẾ, BẢO TRÌ

Chi phí trang bị, sửa chữa, thay thế các thiết bị và sửa chữa cơ sở hạ tầng phần diện tích chung được thực hiện theo kế hoạch hàng năm được HNNCC thông qua, Trường hợp phát sinh đột xốt khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến sinh hoạt của cư dân và an toàn của Tòa nhà thì Ban Quản Trị được quyền quyết định duyệt chi cho mỗi sự cố đột xuất tối đa là 30.000.000 đồng / sự cố ( Ba mươi triệu đồng) mà không tổ chức HNNCC bất thường để xin ý kiến nhưng phải có thuyết minh và dự toán thực hiện và đầy đủ các chứng từ theo quy định.
Các trường hợp cần bảo trì đột xuất khác có giá trị trên 30.000.000 vnđ/ sự cố, nếu không tổ chức HNNCC bất thường để xin ý kiến được thì Ban Quản Trị phải lấy ý kiến của chủ sở hữu/ đại diện chủ sở hữu bằng cách niêm yết trên bảng thông tin tại sảnh của nhà chung cư trong thời hạn 7 ngày, trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày niêm yết, nếu không có ý kiến không đồng thuận từ cư dân trên (10% cư dân) thì Ban Quản Trị được phép thực hiện.
Hoạt động bảo trì các thiết bị, sửa chữa lớn ( số tiền trên 10.000.000 vnđ) cơ sở hạ tầng phải được ký hợp đồng và nghiệm thu, thanh quyết toán đúng theo quy trình, kỹ thuật của nhà nước. Quyết định chọn lựa đơn vị hoặc tổ thức thực hiện theo quy trình đấu giá cạnh tranh ( tối thiểu có 02 báo giá độc lập của Ban Quản Lý và 01 thành viên Ban Quản Trị được phân công, Thành viên Ban Quản Trị khác và cư dân cũng có quyền gửi bảng giá nhưng phải được niêm phong và gửi cho Ban Quản Lý trước ngày mở thầu.) Trừ các đơn vị cung cấp dịch vụ và thực hiện theo Nghị quyết của Ban Quản Trị, trừ trường hợp đơn vị bảo trì thiết bị cũng chính là nhà sản xuất thiết bị đó thì không cần phải thực hiện đấu giá hay lấy báo giá cạnh tranh.
Trưởng Ban Quản Trị không tham gia tìm kiếm báo giá và chỉ hỗ trợ khi Ban Quản Lý và thành viên được phân công đề nghị hỗ trợ.

ĐIỀU 17: CÁC CHI PHÍ PHỤC VỤ CHO HOẠT ĐỘNG BAN QUẢN TRỊ

Chi phí hoạt động của Ban Quản Trị bao gồm: Văn phòng phẩm, Công cụ dụng cụ, Bàn ghế …. sẽ chi theo thực tế, có đầy đủ chứng từ đảm bảo tiết kiệm tối đa, hiệu quả, công khai và minh bạch, trên cơ sở kế hoạch chi hàng năm được HNNCC thông qua.
Chi phí nước uống, café sẽ chi theo thực tế và không quá 4 lần trong 01 tháng, mỗi lần chi tối đa là 20.000 vnđ/ thành viên
Chi phí hoạt động của Ban Quản Trị được chi từ nguồn Quỹ dự phòng của Ban Quản Trị ( nếu có), trường hợp không đủ hoặc không có sẽ phân bổ cho cư dân theo m2 như phí quản lý và được thông qua tại HNNCC.

ĐIỀU 18: QUẢN LÝ KINH PHÍ BẢO TRÌ PHẦN SỞ HỮU CHUNG NHÀ CHUNG CƯ

Sau khi Ban Quản Trị thành lập, Ban Quản trị sẽ thực hiện việc quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo quy định của luật nhà ở 2014, và quy định khác của pháp luật về tài chính. Ban Quản Trị sẽ mở một tài khoản tại Ngân hàng để quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Số tiền lãi phát sinh trong mỗi kỳ do gửi tiền tại ngân hàng phải được bổ sung vào kinh phí bảo trì. Thời hạn gửi tiết kiệm được quy định như sau:

Kỳ hạn 12 tháng trở lên đối với 70% số tiền thuộc kinh phí bảo trì;
Kỳ hạn 06 tháng trở lên đối với 20% số tiền thuộc kinh phí bảo trì;
Không kỳ hạn ở mức tối đa 10% còn lại thuộc kinh phí bảo trì để phục vụ cho việc rút tiền mặt và các khoản chi bảo trì đột xuất khác.

ĐIỀU 19: HIỆU LỰC, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG QUY CHẾ

Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được HNNCC thông qua và có Quyết định công nhận Ban Quản Trị nhà chung cư The Pegasus Plaza, Quy chế này thay thế toàn bộ các quy chế trước đây.
Các nội dung khác liên quan đến trách nhiệm và quyền hạn của Ban Quản Trị Nhà chung cư không được đề cập đến trong bản Quy chế này sẽ thực hiện theo các văn bản pháp luật hiện hành.
Trong quá trình thực hiện nếu thấy cần thiết phải sửa đổi và bổ sung cho phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tế của Nhà chung cư thì Ban Quản Trị có trách nhiệm dự thảo việc sửa đổi và bổ sung trình HNNCC thông qua. Chỉ có HNNCC mới có quyền sửa đổi, bổ sung quy chế này./.

TM. BAN QUẢN TRỊ

NHÀ CHUNG CƯ THE

PEGASUS PLAZA

NGUYỄN THANH LONG